Reuniões e apresentações. Uma chance para sua estrela brilhar.
Em qualquer organização nesta era de sobrecarga de informações, você ouvirá frequentemente essas expressões de frustração:
“Ah, não, não mais uma reunião de ****.”
“Lá vamos nós de novo – morte por Powerpoint.”
“Acione o alarme de incêndio, talvez ele cale a boca.”
Já temos muitas plataformas que competem por nossa atenção, mas ainda somos levados a reuniões, brainstorms, apresentações, sessões de treinamento e conferências.
Por que tantas reuniões e apresentações?
Primeiro, vamos entender o porquê. A prática moderna de gestão incentiva a tomada de decisões por consenso. Os gerentes de estilo antigo fariam escolhas unilaterais, muitas vezes baseadas apenas em uma compreensão imperfeita dos problemas reais, e usariam a hierarquia da organização para espalhar a palavra.
Muitos desses líderes tinham instintos profissionais ou empresariais tão refinados que suas decisões muitas vezes se mostravam apropriadas às circunstâncias. Houve erros colossais, é claro, mas inúmeras corporações gigantes foram construídas por visionários tão poderosos.
Pense na Kelloggs, Mars, Ford Motor Company, Lever Brothers (agora Unilever), Porsche e, na era moderna, Apple, Google, Under Armour e Facebook.
No entanto, o mundo está mais complicado agora e, talvez em parte como resultado, a maioria das responsabilidades de tomada de decisão se espalhou mais amplamente.
Sim, você ainda encontrará muitos empreendedores extraordinários como Elon Musk, Kevin Plank e Jeff Bezos, que darão vida à sua visão pela força da personalidade, intelecto superior e autoconfiança desenfreada. Mas a maioria dos gerentes está vinculada ao procedimento, à precedência e, é claro, ao medo.
Decisões sobre recursos humanos, remuneração, marketing, finanças, compras, responsabilidade social corporativa, relações públicas e com investidores e inúmeras outras disciplinas de gestão são geralmente atribuídas a grupos de trabalho, comitês e, azar, até subcomitês! Imagine se Steve Jobs tivesse formado um comitê de design na Apple.
Claro, algumas reuniões são essenciais. Mas muitas vezes elas são muito frequentes, muito longas ou tentam cobrir muito terreno.
Como tornar suas reuniões e apresentações mais memoráveis e eficazes
- Se você tiver que apresentar um plano de marketing ou um orçamento, considere distribuir uma cópia impressa de sua apresentação antes da reunião para cada um dos participantes. Supondo que eles tenham lido seu plano, você pode dedicar a reunião para destacar alguns pontos-chave e responder a perguntas. Quem não se deu ao trabalho de ler o material logo aprenderá a se adaptar se não quiser ser excluído do processo de aprovação.
- Se você absolutamente precisar usar o PowerPoint, gráficos, mapas, diagramas, fotografias e outros materiais visuais tornarão seus slides mais interessantes. Use palavras-chave em seus slides ou recursos visuais que reflitam o ponto que você está apresentando. Resista fortemente à tentação de ler seus slides.
- Adquira o hábito de reuniões curtas. Convide os participantes a permanecerem de pé, não sirva bebidas além de água engarrafada e inicie a reunião dizendo: “Quero terminar a agenda em quinze minutos ou menos, então gostaria que vocês desligassem seus telefones, tablets e laptops e ficarem de pé. Seremos mais rápidos e efetivos dessa maneira.”
- Se você é um apresentador confiante, em vez de slides, use cartões de sinalização que podem estar em cópia impressa ou você pode configurar as sugestões em seu tablet.
- Use recursos visuais sempre que puder. Uma técnica incomum e realmente eficaz é montar um cavalete flip chart. Peça a um ilustrador/cartunista competente que registre os procedimentos em palavras e imagens. As páginas podem ser usadas posteriormente como atas não oficiais.
- Se você estiver se sentindo realmente criativo, você pode fazer um vídeo em close do ilustrador no trabalho e usá-lo como auxílio de treinamento ou para distribuir as conclusões da reunião para um público mais amplo. Você precisará de um cinegrafista experiente para garantir que seu filme seja liso e profissional.
- Mantenha todas as reuniões curtas. Sempre que possível, informe todos os envolvidos 48 horas antes do previsto. Deixe que eles tenham a agenda e uma ideia dos objetivos que você planeja alcançar.
- Nunca permita telefones, tablets ou laptops em suas reuniões. Se alguém tiver uma chamada de emergência, pode sair da sala de reuniões para lidar com isso.
- Convide apenas aqueles que absolutamente precisam estar lá. Se não conseguirem, podem enviar um representante de confiança.
- Faça tudo o que puder para manter suas reuniões em dia e no prazo e tente animá-las para que as pessoas realmente esperem por elas.
O segredo para realizar reuniões bem-sucedidas é garantir que, quando todos saírem da sala, sintam que seu tempo foi bem gasto. Portanto, certifique-se de que suas reuniões decorrem de acordo com o cronograma, torne-as interessantes, gratificantes e inclua sempre um momento de surpresa.
Como as reuniões são uma parte tão importante da vida empresarial de todos, é um assunto ao qual voltaremos várias vezes.
Verifique sua agenda para as últimas duas ou três semanas. Revise todas as reuniões que você participou e faça isso:
- Observe quantas você poderia ter perdido sem afetar o resultado.
- Veja quais poderiam ter sido combinadas para aproveitar melhor o tempo de todos.
- Considere o que poderia ter sido encurtado segurando-os enquanto todos estavam de pé.
- Conte o número de questões que poderiam ter sido tratadas de forma diferente – enviando um e-mail, divulgando na intranet da empresa ou qualquer outro meio.
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