Em 1976, o ator britânico John Cleese estrelou um curta-metragem de treinamento de comédia chamado “Meetings, Bloody Meetings”. (Ele também aparece em uma versão atualizada lançada em 2012.)
No original, ele desempenha o papel de um gerente de negócios desorganizado que convoca alguns colegas para uma reunião. O filme oferece uma visão divertida da perda de tempo e esforço resultante quando as reuniões são mal planejadas e organizadas.
Vale a pena encontrar no YouTube.
O mundo seguiu em frente. Infelizmente, a maioria das reuniões não.
Administrar uma empresa em meados da década de 1970 era, em muitos aspectos, bem diferente de hoje. Os gerentes tiveram que lidar com a agitação industrial generalizada, muitas empresas foram reduzidas a uma semana de trabalho de três dias e a comunicação era lenta e desajeitada para os padrões de hoje.
As reuniões eram o método preferido para compartilhar pontos de vista e manter as pessoas-chave informadas. Os e-mails e a internet ainda estavam a anos de distância.
Da maneira como algumas organizações gerenciam suas reuniões, você pensaria que nada mudou.
Traga suas reuniões para o século 21
As empresas estão muito mais enxutas do que há décadas. Todo mundo tem menos tempo para se dar ao luxo de sentar e conversar com os colegas. Veja como você pode agilizar suas reuniões para que consumam menos tempo e reduza a frustração de todos que estão lá:
1 – Quem convidar.
Deixe de fora qualquer pessoa cuja presença não seja essencial. Jeff Bezos, o chefe da Amazon, tem o que ele chama de “regra das duas pizzas”. Isso significa que se você não pode alimentar todos na reunião com duas pizzas, você tem muitas pessoas.
De acordo com uma pesquisa, o número ideal é entre cinco e nove. Com menos de cinco, você pode lutar para ganhar tração. Mais de nove e existe o risco de que nem todos tenham a oportunidade de contribuir. Ou pior, várias pequenas discussões podem ocorrer e causar confusão.
2- O que preparar.
Deve ser uma regra rígida que você nunca convoque uma reunião formal sem uma agenda, distribuída a todos pelo menos 24 horas antes do horário. (Exceto em uma emergência, é claro.)
A agenda deve mostrar quem está presente, onde a reunião está sendo realizada e os horários de início e término.
Os participantes devem trazer consigo opiniões e recomendações claras sobre os assuntos a serem considerados. Uma reunião formal não é um fórum para testar ideias, mas para os gerentes compartilharem o processo de tomada de decisão.
3 – Registre todas as decisões tomadas.
A maneira mais fácil é o líder da reunião fazer anotações e mandar digitá-las e distribuí-las posteriormente.
4 – Sem refrescos.
As pessoas podem trazer suas próprias bebidas, mas, a menos que haja um cliente importante presente, deixe as pizzas para depois. (Desculpe, Jeff.) E definitivamente nada de chá e biscoitos, por favor.
5 – Sem telefones celulares, tablets ou laptops.
A menos que você precise de equipamento para demonstrar algo ou fazer uma apresentação para a reunião, todos os eletrônicos pessoais devem ser desligados e mantidos no bolso ou na bolsa. Não há nada mais irritante ao se dirigir a um grupo do que vê-los checando seus e-mails e mensagens de texto.
6 – Foco, foco, foco.
A principal tarefa do líder é manter todas as discussões breves e no caminho certo. Qualquer um que divagar ou se desviar do ponto deve ser colocado na linha rapidamente, ou as pessoas começarão a ficar inquietas e perder a concentração.
7 – Por favor me liberte.
Se você fez uma contribuição útil para a parte inicial da agenda, mas não tem o conhecimento para se envolver nos próximos tópicos, pode pedir para ser dispensado. Simplesmente diga algo como: “Peço desculpas, esta não é uma área na qual eu tenha qualquer experiência ou opiniões fortes. Você se importaria se eu voltasse a trabalhar no meu projeto? ”
Não subestime as reuniões informais
Estas são as breves conversas que você tem com seus colegas durante um café, no corredor ou enquanto trabalham juntos. Eles não carregam o peso de reuniões formais, mas são úteis para trocar ideias ou pedir conselhos.
Os líderes, especialmente, descobrem que se praticarem o que é conhecido como “gerenciamento caminhando por aí” (e conversando com as pessoas), eles obterão informações mais úteis do que em meio dia de discussão formal.
No final de um longo dia de trabalho, ninguém gostaria de ter passado mais tempo em reuniões.
Dê uma olhada em sua agenda de compromissos do último mês.
Quantas reuniões regulares houveram? Explore as oportunidades para alcançar os mesmos objetivos com mais eficiência.s.
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