Quanto tempo você leva para escrever um e-mail? Pesquisas nos EUA indicam que o executivo médio gasta 25% de sua jornada de trabalho em e-mails. O quadro provavelmente será semelhante na maioria dos países desenvolvidos.
Portanto, é óbvio que a primeira regra do e-mail é:
Mantenha o e-mail curto e direto ao ponto
O tempo médio de atenção de um adulto é agora de 8,25 segundos, abaixo dos 12 segundos em 2000. O tempo médio de atenção de um peixe dourado é de 9 segundos. (Não, não estamos sugerindo que você escreva para o seu peixe de estimação!)
Se você quer que alguém leia seus e-mails, você deve gastar tempo para criar sua mensagem usando o número mínimo de palavras. Ironicamente, é preciso mais tempo e disciplina para escrever e-mails curtos e claros do que longos e remotos.
Torne o assunto parte da mensagem
Evite assuntos vagos e irritantes como estes que encontramos em nossa própria caixa de correio:
- “Precisamos de alguns desses”
- “Conferência de imprensa chegando”
- “Algo que pode interessar a você”
Seja muito mais direto, assim:
- “Os painéis solares podem reduzir nossas contas de energia em 15%”
- “Conferência de mídia amanhã às 16h”
- “Esta copiadora pode resolver seus problemas de documento”
Comece seu e-mail com a introdução apropriada
Nos negócios, é importante definir o tom correto imediatamente. Lembre-se sempre de que sua correspondência pode ser encaminhada para outras pessoas dentro e fora da organização, deliberada ou acidentalmente.
Portanto, o tom e o estilo do conteúdo devem ser um reflexo favorável da imagem corporativa ou profissional de sua organização
Dependendo da proximidade de seu relacionamento com o destinatário, estas são as linhas de abertura aceitáveis:
- “Bom dia / bom dia / boa tarde Sra. Scott”
- “Olá Bruno”
- “Cumprimentos a todos”
- “Oi Pete” (apenas se você souber que ele prefere a versão abreviada de seu nome)
A linguagem cotidiana e informal que você pode usar com amigos próximos ou familiares em um contexto social deve sempre ser evitada. Por exemplo:
- “Yo Chrissie!”
- “Como você está cara?
- “Ei, meu caro”
Sob nenhuma circunstância você deve usar gírias ou emojis da Internet na comunicação empresarial. Nunca. Nem agora, nem amanhã, nem nunca.
Agora para a mensagem
Digamos que estejamos convidando um colega para participar de uma entrevista coletiva.
Assunto: Conferência de mídia amanhã às 16h00
Bom dia Sra. Scott
Agendamos uma entrevista coletiva amanhã e o CEO pergunta se você poderia participar.
Local: Sala de conferências da sede, 10º andar.
Horário: 15:45 às 16:00
Duração: 30 minutos
Por favor, confirme até as 14h de hoje que você estará presente.
Obrigada.
Em apenas 48 palavras, você entregou um convite claro e educado e pediu uma resposta, e o destinatário levou apenas cerca de 12 segundos para ler todo o seu e-mail. Você poderia torná-lo ainda mais curto, mas corre o risco de parecer indelicado. Use seu julgamento em casos como este.
Pense antes de clicar no botão ENVIAR
Como precaução, especialmente se você não estiver muito familiarizado com o envio de e-mails, insira o nome do destinatário somente depois de verificar cuidadosamente a gramática, ortografia ou erros factuais em sua mensagem. Dessa forma, você não transmitirá acidentalmente uma correspondência abaixo do padrão.
Use o recurso RESPONDER A TODOS apenas quando for absolutamente necessário. Com tantos e-mails chegando às caixas de correio hoje em dia, apenas os realmente relevantes serão lidos. Considere cuidadosamente se todos os destinatários realmente precisam seguir o tópico do e-mail em cada etapa do processo.
Reconheça mensagens importantes
Se você recebeu um e-mail sobre um assunto importante, confirme o mais rápido possível.
Mesmo se você não tiver tomado nenhuma ação ou decisão sobre o conteúdo, uma mensagem simples como esta permitirá ao remetente saber que o e-mail chegou com segurança e não está trancado em sua pasta de lixo eletrônico:
Sam
Recebi seu e-mail sobre a apresentação na próxima semana. Dê-me uma ou duas horas para confirmar o local e eu entrarei em contato com você.
Obrigado.
Tina
Existem duas questões importantes aqui. A primeira é que você demonstrou boas maneiras ao responder dessa forma. Não confirmar que um e-mail foi recebido é, infelizmente, a violação mais comum da etiqueta de e-mail em todo o mundo.
Além disso, se o remetente não souber que você recebeu o e-mail, provavelmente ligará para você para verificar se ele chegou. Isso é uma perda de tempo e dinheiro.
Os usuários do Outlook podem configurar seu sistema para enviar um e-mail de leitura / recibo automático. Vale a pena fazer.
Marketing por e-mail: falaremos disso em outro momento
Mesmo os fundamentos do marketing por e-mail estão além do escopo deste boletim informativo. Se você gostaria de saber mais sobre esta complexa e dinâmica ferramenta de marketing, recomendamos que você obtenha uma cópia das Regras de Email Marketing de Chad White.
Siga o link para as regras de Chad White. Use-os como uma lista de verificação antes de apertar o botão ENVIAR.
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